Polityka prywatności

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

przez Fundację SCOLARIS

1. Kim jesteśmy?

Fundacja SCOLARIS (KRS: 0000221966, NIP: 1181767466, Regon: 015875511, ul. Wrzeciono 5/105, 01-951 Warszawa) oferuje usługi szkoleniowe mające na celu poszerzanie wiedzy i kształcenie umiejętności psychologiczno–pedagogicznych oraz zajmuje się działalnością wydawniczą. Nasza siedziba mieści się w Warszawie przy ul. Wrzeciono 5/105, 01-951 Warszawa. Kontakt w sprawach ochrony danych możliwy jest pod nr tel.: 601 266 039 lub adresem e-mail: [email protected] Fundacja SCOLARIS prowadzi Ośrodek Szkolenia SCOLARIS (Regon: 363679921, ul. Elektoralna 12/14, 00-139 Warszaw) działający jako niepubliczna placówka kształcenia ustawicznego.

2. Jakie dane osobowe zbieramy?

Fundacja SCOLARIS przetwarza dane osobowe zwykłej kategorii, należące do osób korzystających ze świadczonych przez Fundację SCOLARIS usług doradczych, szkoleniowych i prowadzonych zajęć edukacyjnych (dalej jako usługi szkoleniowe) oraz osób zgłaszających na szkolenia. Zbieranie danych osobowych ogranicza się do minimum niezbędnego do realizacji określonych celów ustawowych, statutowych i świadczenia usług.Gdy korzystają Państwo z formularza dostępnego na naszej stronie internetowej, w celu dokonania zapisu na wybrane szkolenie, zbieramy dane takie jak: imię i nazwisko, data urodzenia, województwo, funkcja/stanowisko, nr telefonu, adres e-mail, dane do faktury (w szczególności nazwa płatnika, adres, NIP). Dane te są niezbędne do wydania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia prowadzonego w ramach kształcenia ustawicznego oraz prowadzenia ewidencji zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 18 sierpnia 2017 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz.U. 2017 poz. 1632).

3. W jakich celach przetwarzamy dane?

Dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

• przeprowadzenie zapisów na szkolenia, zajęcia edukacyjne;
• wydawanie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach;
• prowadzenie wymaganych prawem ewidencji;
• świadczenie usług doradczych;
• komunikacja oraz wymiana dokumentów w sprawach dotyczących szkoleń, zajęć edukacyjnych i doradztwa;
• marketing bezpośredni – wyłącznie na podstawie odrębnej, wyraźnie wyrażonej zgody.

Ponadto dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• wykonania usługi, realizacji umowy lub działań podjętych przed jej zawarciem;
• uprawnionej działalności Fundacji SCOLARIS i w związku z realizacją praw i obowiązków nałożonych na Fundację SOLARIS zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• zapewnienia zgodności ze wszystkimi obowiązkami prawnymi (obowiązki podatkowe, rachunkowe itp.) włącznie z obowiązkiem ujawnienia danych podmiotom, które są do tego uprawnione na podstawie przepisów prawa.

4. W oparciu o jakie podstawy przetwarzamy dane?

Przetwarzamy dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne.

Przy realizacji usług szkoleniowych – kształcenie ustawiczne i inne podobne formy edukacji, przetwarzamy dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z:

• przepisami ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 996 z późn. zm.), w szczególności z art. 117 i 118 w zw. z art. 4 pkt 30 niniejszej ustawy wraz z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 18 sierpnia 2017 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz.U. 2017 poz. 1632);
• przepisami ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 2198 z poźn. zm.);
• przepisami ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 1491 z późn. zm).

Ponadto, w celu realizacji usług szkoleniowych podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO, który wskazuje, iż przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wykonania umowy (realizacja usługi szkoleniowej), której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Przetwarzamy dane osobowe również na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO, który wskazuje, iż przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest to niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów lub też interesów stron trzecich. Przetwarzając osobowe na podstawie naszych uzasadnionych interesów lub interesów stron trzecich, będziemy podejmować właściwe działania by zabezpieczyć osoby, których dane dotyczą przed możliwymi szkodami. Nasze uzasadnione interesy mogą obejmować, na przykład, cele związane z komunikacją i korespondencją, zapewnienie bezpieczeństwa.

W określonych sytuacjach (np. utrwalenie wizerunku uczestników szkoleń) możemy przetwarzać dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, który wskazuje, iż przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na ich przetwarzanie w jednym lub większej liczbie określonych celów. Jeśli przetwarzamy dane osobowe w oparciu o zgodę, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. W szczególności dotyczy to zgody na przetwarzanie i rozpowszechnianie lub publikowanie wizerunku na naszej stronie internetowej.

5. W jaki sposób zbieramy dane?

Większość danych, które przetwarzamy to informacje, które przekazali nam Państwo z własnej woli poprzez nasze formularze, oświadczenia i zawarte umowy.

Jednakże przetwarzamy również dane osobowe, które jesteśmy w stanie pozyskać w związku z prowadzoną działalnością Fundacji SCOLARIS, jak również na podstawie informacji, które otrzymujemy od podmiotów trzecich.

6. Komu przekazujemy lub udostępniamy dane?

Przetwarzamy dane osobowe lokalnie na terytorium Polski. Jednakże, część naszych działań może być również realizowana (np. w celu usprawnienia funkcjonowania Fundacji SCOLARIS) poprzez podwykonawców, z których korzystamy lub będziemy w przyszłości korzystać. W rezultacie część danych może być przekazana innym podmiotom. Każdy nasz partner, któremu powierzymy przetwarzanie danych osobowych, będzie je przetwarzać w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania lub inny instrument prawny zgodny z obecnymi regulacjami. Dochowamy staranności, aby zbieranie, otrzymywanie, używanie, udostępnianie lub inne operacje na danych osobowych odbywały się zgodnie z obowiązującym prawem oraz naszymi wewnętrznymi politykami, procedurami i standardami. W Fundacji SCOLARIS posiadamy rygorystyczne standardy w zakresie dostępu do danych i ich przetwarzania. Tylko grupa upoważnionych pracowników i współpracowników Fundacji SCOLARIS będzie posiadać dostęp do Państwa danych z racji konieczności posiadania takiego dostępu i wyłącznie w minimalnym zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań (personel merytoryczny – psycholodzy, analitycy – i administracyjny – księgowość, kadry itp.).

Z zasady nie przekazujemy danych osobowych komukolwiek poza Fundację SCOLARIS. Możemy jednak przekazać dane osobowe zaufanym stronom trzecim, które realizują dla nas usługi (kierowcy, kurierzy, poczta itp.). Takie strony trzecie są zobowiązane do odpowiedniej ochrony Państwa danych osobowych, na podstawie umów lub właściwych przepisów prawa (np. prawo przewozowe, prawo pocztowe). Dane osobowe mogą być również przekazywane odpowiednim organom, gdy wynika to z przepisów prawa (np. ujawnienie by uniknąć przestępstwa lub oszustwa lub by spełnić polecenie inny obowiązek prawny sądu lub innego organu, np. Ministerstwa Edukacji Narodowej, Kuratorium Oświaty, jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego).

7. Jakie zapewniamy środki bezpieczeństwa i przechowywania danych?

Fundacja SCOLARIS zobowiązuje się właściwie chronić dane osobowe zgodnie z przyjętymi wewnętrznymi politykami, procedurami i standardami tak, aby były chronione przed nieautoryzowanym użyciem lub dostępem, bezprawnymi modyfikacjami, utratą lub zniszczeniem. Dane osobowe nie będą przechowywane dłużej, niż jest to konieczne dla celu, dla którego zostały zebrane, włączając w to konieczność zachowania zgodności z obowiązkami prawnymi (np. Prawo oświatowe) i podatkowymi (np. ustawa o rachunkowości) oraz dla rozpatrywania sporów, dochodzenia lub obrony roszczeń. Co do zasady dane uczestników szkoleń będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku w związku z wykonaną usługa szkoleniową, chyba że przepisy prawa przewidują inny termin przechowywania danych.

8. Czy dane będą transferowane do innych krajów?

Dane osobowe nie będą transferowane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w których prawo może nie zapewniać takiego samego poziomu ochrony danych osobowych.

9. W jaki sposób zapewniamy realizację przysługujących praw?

W dowolnym momencie, osoby których dane dotyczą mają prawo:

a) dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii,

Na Państwa żądanie udzielimy informacji, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe. Jesteśmy również zobowiązani, na oddzielne żądanie, udzielić bardziej szczegółowych informacji w zakresie: celów przetwarzania, kategorii danych osobowych, odbiorców danych lub ich kategorii, okresu przechowywania danych lub kryteriów jego ustalania, źródła pozyskania danych, informacji o zautomatyzowanym przetwarzaniu i konsekwencjach takiego przetwarzania. W przypadku przekazywania danych osobowych do kraju trzeciego poinformujemy Państwa również o stosowanym zabezpieczeniach. Na Państwa żądanie sporządzimy kopię danych osobowych. Zostanie ona Państwu udostępniona w popularnym formacie pliku informatycznego. Pierwsza kopia zostanie udostępniona bezpłatnie. Jednak za każdą kolejną możemy naliczyć opłatę w wysokości, którą określimy w oparciu o postanowienia RODO.

   b) sprostowania, aktualizacji i zmiany danych,

Jeśli okaże się, że Państwa dane osobowe są niepoprawne, usuniemy nieprawidłowości. Zrobimy to z własnej inicjatywy – bądź, jeśli zwrócą nam Państwo na to uwagę – na Państwa żądanie.

     c) do usunięcia danych,

Jeśli nie życzą sobie Państwo przetwarzania danych osobowych i stwierdzimy brak innych podstaw prawnych, które umożliwiają nam ich przetwarzanie – usuniemy je z naszych zasobów. Prosimy jednak pamiętać, że usunięcie niektórych danych może uniemożliwić nam świadczenie usług – dotyczy to tych z nich, w związku z którymi przetwarzanie danych osobowych jest konieczne do ich realizacji. W niektórych przypadkach, pomimo żądania usunięcia, będziemy jednak mogli przetwarzać niektóre dane osobowe na zasadach określonych w RODO.

     d) ograniczenia ich przetwarzania,  

W przypadkach przewidzianych przez RODO, na Państwa żądanie, ograniczymy przetwarzanie danych osobowych. Najprościej rzecz ujmując, ograniczenie przetwarzania danych osobowych uniemożliwia ich wykorzystanie poza przechowywaniem. W takim przypadku jakiekolwiek inne działania na danych podlegających ograniczeniu przetwarzania, będą mogły być wykonywane jedynie za Państwa zgodą.

e) przenoszenia części danych do innych organizacji,

Na zasadach przewidzianych w RODO, mogą Państwo zażądać przekazania danych osobowych zapisanych w standardowym formacie pliku nadającym się do odczytu maszynowego. Jeśli Państwa celem jest przekazanie ich innemu administratorowi, prześlemy plik zawierający dane osobowe bezpośrednio do niego.

     f) sprzeciwu względem pewnych rodzajów przetwarzania danych osobowych,

W niektórych przypadkach, nawet jeśli przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, mogą żądać od nas Państwo zaprzestania przetwarzania danych osobowych poprzez wniesienie sprzeciwu. Będzie on uzasadniony, jeżeli wykażą Państwo, że nasze zgodne z prawem działania mimo wszystko naruszają Państwa interesy, prawa lub wolności.

     g) w wypadku, gdy poprosiliśmy Państwa zgodę – na wycofanie tej zgody w każdym czasie.  

Raz udzielona zgoda na przetwarzanie informacji nie jest udzielana na zawsze. Jeżeli z jakichkolwiek względów zmienią Państwo zdanie, mogą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych. W takiej sytuacji, jeżeli nie będziemy mieli odrębnej podstawy przetwarzania, zaprzestaniemy wykorzystywania danych osobowych w tym celu, w jakim została ona wyrażona. Zgodę mogą wycofać Państwo w każdym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Jeśli pragną Państwo skorzystać z należnych Państwu praw, wszystko co muszą Państwo zrobić to przesłać odpowiednią prośbę do specjalnego punktu kontaktowego pod adresem [email protected] Mogą Państwo również kontaktować się z nami pod nr tel.: 601 266 039, przesyłając korespondencję na nasz adres lub osobiście, przychodząc do naszej siedziby.

Wymienione powyżej prawa mogą być ograniczone w niektórych sytuacjach, przykładowo w sytuacji, w której możemy wykazać, że jesteśmy zobowiązani prawnie do przetwarzania danych. Jeżeli nadal mają Państwo nadal jakiekolwiek wątpliwości lub uważają Państwo, że przez nasze działania związane z przetwarzaniem danych osobowych Państwa prawa zostały naruszone, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).