Polityka prywatności SCOLAR

Informacja o przetwarzania danych osobowych przez Fundację SCOLAR i jej placówki

1. Kim jesteśmy?

Fundacja SCOLAR oferuje profesjonalne, praktyczne wsparcie terapeutyczne dzieciom, młodzieży i dorosłym borykających się z trudnościami psychospołecznymi – przede wszystkim (lecz niejedynie) z zaburzeniami ze spektrum PDD (całościowe zaburzenia rozwojowe). Nasza siedziba mieści się w Warszawie przy ul. Jakuba Kubickiego 9/2, 02-954 Warszawa. Kontakt w sprawach ochrony danych możliwy jest pod nr tel.: 22 848 43 24 lub adresem e-mail: [email protected] Fundacja SCOLAR prowadzi placówki, które przetwarzają dane osobowe. Należą do nich:

• Niepubliczna Szkoła Podstawowa Fundacji SCOLAR, NIP: 1182179079; Regon: 365563714, ul. Kleczewska 50, 01-851 Warszawa,
• Niepubliczny Zespół Przedszkolny SCOLAR, NIP: 9512467789; Regon: 147031475, ul. Jakuba Kubickiego 9/2, 02-954 Warszawa,
• Pozaszkolna Placówka Specjalistyczna SCOLAR, NIP: 9512467763; Regon: 147450195, ul. Jakuba Kubickiego 9/2, 02-954 Warszawa,
• Niepubliczny Punkt Przedszkolny SCOLAR, NIP: 9512467757; Regon: 147024498, ul. Jakuba Kubickiego 9/2, 02-954 Warszawa, ul. Kleczewska 50, 01-851 Warszawa,
• Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna „SCOLAR”, NIP: 9512467792; Regon: 147277822, ul. Jakuba Kubickiego 9/1 i 2, 02-954 Warszawa,
• Fundacja SCOLAR, NIP: 1181759840; Regon: 015783418,
• Centrum Medyczne.

dalej jako Placówki.

2. Jakie dane osobowe zbieramy?

Niepubliczne placówki oświatowe, poradnia oraz centrum medyczne Fundacji SCOLAR przetwarzają dane zwykłe oraz dane wrażliwe, w szczególności dotyczące stanu zdrowia podopiecznych oraz osób korzystających z odpłatnej działalności statutowej Fundacji SCOLAR, w celach niezbędnych do realizacji zadań ustawowych, statutowych i świadczenia usług. Gdy korzystają Państwo z formularza dostępnego na naszej stronie internetowej: – w celu rekrutacji do wybranej placówki lub skorzystania z odpłatnej działalności statutowej Fundacji SCOLAR zbieramy dane takie jak: imię i nazwisko dziecka, data urodzenia dziecka, PESEL dziecka, (dla dzieci młodszych) godziny drzemki dziennej, adres zamieszkania dziecka, imię i nazwisko rodzica/opiekuna, numer telefonu lub/i adres e-mail. Pozostałe dane niezbędne do zakończenia procesu rekrutacji zbierane są poprzez formularze lub dokumenty dostępne w placówkach. – w celach kontaktowych zbieramy dane takie jak: imię i nazwisko, nr telefonu lub adres e-mail. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania pozostałych danych osobowych, w tym zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania, są podawane na etapie ich pozyskiwania w placówce np. przy wypełnianiu pozostałych dokumentów rekrutacyjnych, zawieraniu umów, świadczeniu usług etc. Placówki Fundacji SCOLAR mogą zbierać i przetwarzać następujące dane osobowe: dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko; PESEL dane kontaktowe, takie jak adres zamieszkania lub korespondencji, numery telefonów i adresy email; dane dotyczące zdrowia podopiecznych, którzy uczęszczają do danej placówki lub osób korzystających z odpłatnej działalności statutowej Fundacji SCOLAR, w szczególności zajęć lub terapii, takie jak stan rozwoju, niepełnosprawności, obecne i przebyte choroby, diagnozy poradni specjalistycznych, informacje o lekach, informacje i zalecenia dotyczące postępowania w szczególnych przypadkach, informacje dotyczące żywienia oraz inne ważne dane.

3. W jakich celach przetwarzamy dane?

Dane kontaktowe mogą być przetwarzane w następujących celach: realizacja i zarządzanie kontaktami z podopiecznymi i ich rodzicami lub opiekunami prawnymi; komunikacja w sprawach dotyczących podopiecznych; przesyłanie newsletterów o naszych usługach; Dane wrażliwe, w tym dotyczące zdrowia, mogą być przetwarzane: w celu realizacji zadań danej placówki, włączając w to cele ustawowe, statutowe lub realizację odpłatnej działalności statutowej Fundacji SCOLAR, profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej, Ponadto dane osobowe mogą być przetwarzane w celu: wykonania usługi, realizacji umowy lub działań podjętych przed jej zawarciem; uprawnionej działalności Fundacji SCOLAR i w związku z realizacją praw i obowiązków nałożonych na Fundację SOLAR zgodnie z obowiązującymi przepisami; zapewnienia zgodności ze wszystkimi obowiązkami prawnymi (obowiązki podatkowe, rachunkowe itp.) włącznie z obowiązkiem ujawnienia danych podmiotom, które są do tego uprawnione na podstawie przepisów prawa.

4. W oparciu o jakie podstawy przetwarzamy dane?

Przetwarzamy dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne:

Art. 9 ust. 1 lit. d) i h) RODO przewidujący przetwarzanie danych wrażliwych, w tym dotyczących stanu zdrowia w ramach uprawnionej działalności Fundacji SCOLAR prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń – w odniesieniu do członków, byłych członków lub osób utrzymujących z Fundacją SCOLAR stałe kontakty w związku z jej celami, jak również gdy jest to niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej i diagnozy medycznej;

Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw.: przepisami ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 996 z późn. zm.) przepisami ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 2203 z późn. zm.); przepisami ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity:: Dz. U. z 2017 r. poz. 2198 z poźn. zm.); przepisami ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 1491 z późn. zm);

Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO: Jeśli przetwarzamy dane osobowe w oparciu o zgodę, osoba, której dane dotyczą, rodzic lub opiekun prawny ma prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie, w szczególności dotyczy to zgody na przetwarzanie i rozpowszechnianie lub publikowanie wizerunku na naszej stronie internetowej oraz na portalach społecznościowych np. profilu Fundacji SCOLAR lub danej placówki na Facebooku;

Art. 6 ust. 1 lit b) RODO: na podstawie zawartej umowy z rodzicami lub opiekunami prawnymi podopiecznych w celu niezbędnym do jej wykonania lub na podstawie działań zmierzających do jej zawarcia, co obejmuje również korzystnie z odpłatnej działalności statutowej Fundacji SCOLAR chociażby bez pisemnej umowy;

Art. 6 ust. 1 lit f) RODO: na podstawie naszych uzasadnionych interesów lub też interesów stron trzecich. Przetwarzając osobowe na podstawie naszych uzasadnionych interesów lub interesów stron trzecich, będziemy podejmować właściwe działania by zabezpieczyć osoby, których dane dotyczą przed możliwymi szkodami. Nasze uzasadnione interesy mogą obejmować, na przykład, cele związane z komunikacją i korespondencją, zapewnienie bezpieczeństwa podopiecznych na terenie naszych Placówek np. poprzez system monitoringu.

1. W jaki sposób zbieramy dane?

Większość danych, które przetwarzamy to informacje, które przekazali nam Państwo z własnej woli poprzez nasze formularze, oświadczenia i umowy oraz dostarczoną nam dokumentację. Jednakże przetwarzamy również dane osobowe, które jesteśmy w stanie pozyskać w związku z prowadzoną działalnością naszych Placówek, jak również na podstawie informacji, które otrzymujemy od podmiotów trzecich. Dane pozyskane w ten sposób przetwarzane są wyłącznie przez daną placówkę.

2. Komu przekazujemy lub udostępniamy dane?

Przetwarzamy dane osobowe lokalnie na terytorium Polski. Jednakże, część naszych działań może być również realizowana (np. w celu zapewnienia skutecznej obsługi podopiecznych, komunikacji z rodzicami, opiekunami prawnymi lub usprawnienia funkcjonowania Fundacji i jej Placówek) poprzez podwykonawców, z których korzystamy lub będziemy w przyszłości korzystać. W rezultacie część danych może być przekazana innym podmiotom. Każdy nasz partner, któremu powierzymy przetwarzanie danych osobowych będzie je przetwarzać w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania lub inny instrument prawny zgodny z obecnymi regulacjami. Dochowamy staranności aby zbieranie, otrzymywanie, używanie, udostępnianie lub inne operacje na danych osobowych odbywały się zgodnie z obowiązującym prawem oraz naszymi wewnętrznymi politykami, procedurami i standardami. W Fundacji SCOLAR posiadamy rygorystyczne standardy w zakresie dostępu do danych i ich przetwarzania. Tylko grupa upoważnionych pracowników i współpracowników Fundacji będzie posiadać dostęp do Państwa danych z racji konieczności posiadania takiego dostępu i wyłącznie w minimalnym zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań (personel merytoryczny – nauczyciele, wychowawcy, terapeuci – i administracyjny naszych Placówek – księgowość, kadry itp.).

Z zasady nie przekazujemy danych osobowych komukolwiek poza Fundację SCOLAR i jej Placówki. Możemy jednak przekazać dane osobowe zaufanym stronom trzecim, które realizują dla nas usługi (kierowcy, kurierzy, poczta itp.). Takie strony trzecie będą są zobowiązane do odpowiedniej ochrony Państwa danych osobowych, na podstawie umów lub właściwych przepisów prawa (np. prawo przewozowe, prawo pocztowe). Dane osobowe mogą być również przekazywane odpowiednim władzom, gdy wynika to z przepisów prawa (np. ujawnienie by uniknąć przestępstwa lub oszustwa lub by spełnić polecenie inny obowiązek prawny sądu lub innego organu, np. Ministerstwa Edukacji Narodowej, Kuratorium Oświaty).

3. Jakie zapewniamy środki bezpieczeństwa i przechowywania danych?

Fundacja SCOLAR i jej Placówki zobowiązuje się właściwie chronić dane osobowe zgodnie z przyjętymi wewnętrznymi politykami, procedurami i standardami tak, aby były chronione przed nieautoryzowanym użyciem lub dostępem, bezprawnymi modyfikacjami, utratą lub zniszczeniem. Dane osobowe nie będą przechowywane dłużej, niż jest to konieczne dla celu, dla którego zostały zebrane, włączając w to konieczność zachowania zgodności z obowiązkami prawnymi (np. Prawo oświatowe) i podatkowymi (np. ustawa o rachunkowości) oraz dla rozpatrywania sporów, dochodzenia lub obrony roszczeń. 4.Czy dane będą transferowane do innych krajów? Dane osobowe nie będą transferowane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w których prawo może nie zapewniać takiego samego poziomu ochrony danych osobowych. 5.W jaki sposób zapewniamy realizację przysługujących praw? W dowolnym momencie, osoby których dane dotyczą mają prawo:

a. dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii,

Na Państwa żądanie udzielimy informacji, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz dane osobowe podopiecznych. Jesteśmy również zobowiązani, na oddzielne żądanie, udzielić bardziej szczegółowych informacji w zakresie: celów przetwarzania, kategorii danych osobowych, odbiorców danych lub ich kategorii, okresu przechowywania danych lub kryteriów jego ustalania, źródła pozyskania danych, informacji o zautomatyzowanym przetwarzaniu i konsekwencjach takiego przetwarzania. W przypadku przekazywania danych osobowych do kraju trzeciego poinformujemy Państwa również o stosowanym zabezpieczeniach. Na Państwa żądanie sporządzimy kopię danych osobowych. Zostanie ona Państwu udostępniona w popularnym formacie pliku informatycznego. Pierwsza kopia zostanie udostępniona bezpłatnie. Jednak za każdą kolejną możemy naliczyć opłatę w wysokości, którą określimy w oparciu o postanowienia RODO.

b. sprostowania, aktualizacji i zmiany danych,

Jeśli okaże się, że dane osobowe Państwa lub Państwa podopiecznych są niepoprawne, usuniemy nieprawidłowości. Zrobimy to z własnej inicjatywy – bądź, jeśli zwrócą nam Państwo na to uwagę – na Państwa żądanie.

c. do usunięcia danych,

Jeśli nie życzą sobie Państwo przetwarzania danych osobowych i stwierdzimy brak innych podstaw prawnych, które umożliwiają nam ich przetwarzanie – usuniemy je z naszych zasobów. Prosimy jednak pamiętać, że usunięcie niektórych danych może uniemożliwić nam świadczenie usług – dotyczy to tych z nich, w związku z którymi przetwarzanie danych osobowych jest konieczne do ich realizacji. Przykładowo, nie będziemy mogli udzielić wsparcia terapeutycznego Państwa podopiecznym, jeśli zażądają Państwo usunięcia danych dotyczących ich diagnozy. W niektórych przypadkach, pomimo żądania usunięcia, będziemy jednak mogli przetwarzać niektóre dane osobowe na zasadach określonych w RODO.

d. ograniczenia ich przetwarzania,

W przypadkach przewidzianych przez RODO, na Państwa żądanie, ograniczymy przetwarzanie danych osobowych. Najprościej rzecz ujmując, ograniczenie przetwarzania danych osobowych uniemożliwia ich wykorzystanie poza przechowywaniem. W takim przypadku jakiekolwiek inne działania na danych podlegających ograniczeniu przetwarzania, będą mogły być wykonywane jedynie za Państwa zgodą.

e. przenoszenia części danych do innych organizacji,

Na zasadach przewidzianych w RODO, mogą Państwo zażądać przekazania danych osobowych zapisanych w standardowym formacie pliku nadającym się do odczytu maszynowego. Jeśli Państwa celem jest przekazanie ich innemu administratorowi, prześlemy plik zawierający dane osobowe bezpośrednio do niego.

f. sprzeciwu względem pewnych rodzajów przetwarzania danych osobowych,

W niektórych przypadkach, nawet jeśli przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, mogą żądać od nas Państwo zaprzestania przetwarzania danych osobowych poprzez wniesienie sprzeciwu. Będzie on uzasadniony, jeżeli wykażą Państwo, że nasze zgodne z prawem działania mimo wszystko naruszają interesy, prawa lub wolności Państwa lub podopiecznych.

g. w wypadku, gdy poprosiliśmy Państwa zgodę – na wycofanie tej zgody w każdym czasie.

Raz udzielona zgoda na przetwarzanie informacji nie jest udzielana na zawsze. Jeżeli z jakichkolwiek względów zmienią Państwo zdanie, mogą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych. W takiej sytuacji, jeżeli nie będziemy mieli odrębnej podstawy przetwarzania, zaprzestaniemy wykorzystywania danych osobowych w tym celu, w jakim została ona wyrażona. Zgodę mogą wycofać Państwo w każdym momencie. Jeśli pragną Państwo skorzystać z należnych Państwu praw, wszystko co muszą Państwo zrobić to przesłać odpowiednią prośbę do specjalnego punktu kontaktowego pod adresem [email protected] Mogą Państwo również kontaktować się z nami pod nr tel.: 22 848 43 24 lub osobiście, przychodząc do danej Placówki lub naszej siedziby w Warszawie przy ul. Jakuba Kubickiego 9, 02-954 Warszawa albo przesyłając korespondencję do danej Placówki lub do naszej siedziby. Wymienione powyżej prawa mogą być ograniczone w niektórych sytuacjach, przykładowo w sytuacji, w której możemy wykazać, że jesteśmy zobowiązani prawnie do przetwarzania danych. Jeżeli nadal mają Państwo nadal jakiekolwiek wątpliwości lub uważają Państwo, że przez nasze działania związane z przetwarzaniem danych osobowych Państwa prawa zostały naruszone, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).